Planowanie zamówień, szacowanie wartości zamówień, a dodatkowe środki przed końcem roku kalendarzowego
Często zdarza się, iż tuż przed końcem roku kalendarzowego Zamawiający otrzymują dodatkowe środki, które nie były uprzednio zaplanowane. Środki te zwiększają wówczas pulę wydatków jakie ponosi dany podmiot publiczny.
Zdarzają się takie przypadki, w których Zamawiający doliczają te dodatkowe środki do wcześniej zaplanowanych (poniżej 30 000 euro).
Powstaje wówczas dylemat, czy wydatkowanie dotychczasowych środków bez zastosowania ustawy Pzp było prawidłowe oraz jak realizować zamówienia na podstawie tych nowych, dodatkowych środków.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością.
Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy Pzp Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
Sam podział jednego zamówienia na części nie jest zakazany, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej.
Zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp Jeżeli Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
Okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są istotne dla ustalenia, iż w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem czy z zamówieniami odrębnymi.
Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia, tożsamość czasowa zamówienia i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę.
Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy lub nie jest możliwe nabycie go w tym samym czasie.
Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia powstanie po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia, ponieważ brak jest tożsamości czasowej takich zamówień.
Jeżeli zatem określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde następne zamówienie o tym samym przedmiocie, należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej.
Powyższe potwierdza opinia UZP zawarta na stronie Urzędu.